専任担当者に密着！住宅設備機器取付・ アフターメンテナンス代行編

サービスマンから上がってきた訪問日をクライアントさまのシステムに入力、もしくはメール・FAXなどで訪問日を報告します。また、指定期日までに訪問日報告のないサービスマンには作業日程調整の進捗状況を確認します。

前日までに完了した作業の完了報告書、現場写真、領収書のチェックを行います。記入漏れや提出漏れがあった場合は、サービスマンに確認の上でクライアントさまに報告します。 作業完了の翌日までに報告書が届いていないサービスマンには問合せをおこないます。

クライアントさまからご依頼書が届きましたら、まずは作業内容、エリア、訪問希望日などを確認します。その後、最適なサービスマンを手配します。サービスマンが決定次第、クライアントさまへ必要な商材や部品の配送先をご案内します。 通常、サービスマンが直接お客さまへアポイントのご連絡をしますが、サービスマンは日中現場に入っていることも多いため、場合によってはくらしのセゾンにて日程調整を行い、お客さまをお待たせしないように心がけています。また、 初めての作業内容の場合はクライアントさまへ必要資料の送付を依頼します。

ときには、訪問時に他の不具合も発生していた・部品交換するも改善しない・型番が違う・・・等のケースで現場のサービスマンから問合せが入ることがあります。 お客さまをお待たせしないためにも早急にクライアントさまに現状をご報告し、確認の上指示を仰ぎます。

問合せが入った際に社内で速やかに確認ができるよう、ご依頼をいただいた時点で社内システムに初期入力を行います。入力が終わったFAXなどの手配書類はファイリング保管をします。

クライアントさまから届いた本日出荷分の送り状伝票に、出荷漏れや送り先間違いがないかなどの確認をします。営業所止めにした場合は当日作業をするサービスマンに必要な番号をご案内します。

A.　
【担当A】
当日中のアポイント要望もあるので、その都度臨機応変に対応しています。

【担当C・G】
クライアントさまによっては専用のシステムがあるため、訪問日や完了の報告はそのシステム上で行っています。

【担当E】
ご依頼により都度、概算の見積もりを求められることもあります。

A.　
【全担当】
クライアントさま・協力会社さま双方に対して、とにかく迅速に対応するようにしています。

【担当A】
協力会社さまに対してクライアントさまから得た技術的な情報は、リポートを通じてわかりやすく発信するようにしています。

【担当B】ニュースで得た情報などを時事通信をもとに協力会社さまに発信するリポートで共有して、細やかなコミュニケーションを取るようにしています。

【担当C・F・G】
クライアントさまについては、たとえご希望に添えそうにない内容でも可能な範囲で対応するようにしています。また、協力会社さまについては現場への移動中や作業中を想定して、問合せる際には簡潔にまとめた電話やメールを心がけています。

A.
【担当A】
秋口から冬場にかけて、レンジフードはお問合せが増加傾向にあります。

【担当F】
商品にもよりますが、一般的にトイレは夏場が繁忙期です。

【担当G】
浴室換気乾燥暖房機は、暖房をよく使用する冬場と換気をよく使用する梅雨の時期が繁忙期です。繁忙期が重なる商材については、担当の割り振りに工夫をして、対応の遅滞などが起こらないようにしています。

A.
【担当A】
クライアントさまやエンドユーザーのお客さまから、「ありがとうございました」「助かりました」と感謝のお言葉がいただけることです。

【担当C】
常に人とコミュニケーションを取りながら行う業務なので、大変な中にもやりがいを感じます。また、ご依頼いただく商品が日常生活で使用している製品も多いので、知識が身につくのもありがたいと思います。

【担当G】
完了報告書の案件の数だけ、困っているエンドユーザーさまにお応えできたのだと実感します。